Personel özlük dosyası nedir?
İş Kanunu’na göre personelin işe alımı sırasında bazı evraklar personel tarafından getirilmeli, bazı evraklar da işletme tarafından hazırlanmalı ve bütün bu evrakların ıslak imzalı kopyaları, personel o işletmede çalıştığı sürece işletme tarafından saklanmalıdır. Bu evrakların bir araya toplandığı dosyaya Personel özlük dosyası adı verilir.

Personel özlük dosyası neden önemli?
Personel özlük evraklarını eksiksiz bir biçimde temin eden ve dikkatle saklayan işletmeler denetimlerde cezai yaptırımlara maruz kalmadıkları gibi herhangi bir dava durumunda da gerekli belgelere sahip olduklarından dolayı zor durumda kalmazlar. Bu yüzden işe alımlarda personel özlük dosyasının dikkatle doldurulması kadar personel o iş yerinde çalıştıkça
gerekli belgelerin güncellenmesi de önem taşır.

Personel özlük dosyası tutmak zorunlu mudur?
2003’te yürürlüğe giren 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesi (“İşletme her çalıştırdığı personel için bir özlük dosyası düzenler.”) uyarınca her çalışanın tüm bilgilerinin ve evraklarının bulunduğu özlük dosyalarını düzenlemek ve tutmak, işletmeler için atlanmaması gereken bir zorunluluktur. Özlük dosyasında çalışanın kimlik belgeleri, işletmenin çalışana dair düzenlediği evraklar ve türlü kanunların düzenlenmesini zorunlu tuttuğu evraklar saklanır. Bu zorunluluklara ek olarak işletmeler, personel özlük dosyalarını gerektiğinde yetkili memur ve mercilerin incelemesi için yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

Personel özlük dosyasında hangi belgeler bulunmalıdır?
Personeli işe alırken aşağıdaki evrakları temin etmesi muhakkak istenmeli, bu evraklar daha sonra personelin özlük dosyasında saklanmalıdır.
● Sağlık raporu
● Kan grubu kartı
● Adli sicil kaydı
● Nüfus cüzdanı fotokopisi
● Nüfus kayıt örneği
● İkametgâh Belgesi
● Diploma fotokopisi
● 2 adet fotoğraf
● Aile durumunu bildirir belge
● Askerlik durumunu gösteren belge
● İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi
● SGK işe giriş bildirgesi

Bunlara ek olarak işin niteliğine, işletmenin faaliyet gösterdiği sektöre göre aşağıdaki evraklar da özlük dosyasına koyulabilmektedir:
● Şoför işçi için ehliyet fotokopisi
● İşçinin değişen vardiyalarla çalışıyor olması durumunda haftalık çalışma saatlerini gösteren posta çizelgesi
● Fazla mesaiye işçinin onayını belirten imzalı belge
● Teslim edilen araç gereçlerin zimmet belgeleri
● İşin niteliğine uygun muayene raporları
● Düzenli sağlık kontrolünün gerektiği işlerde sağlık raporu
● Ağır ve tehlikeli iş yapan personel bilgilerini içeren liste

İlgili personel işletmede çalışmaya devam ettikçe belli evrakların düzenlenmesi gerekir. Bu evrakların da personel özlük dosyasında titizlikle saklanması iş yeri açısından faydalı ve kimi zaman da zorunludur. Aşağıda bu tarz evrakların örneklerini görebilirsiniz.
Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ve benzeri izin belgeleri,
● Doğum izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçeleri,
● İşçi hakkında tutulmuş tutanak ve olay tespit formlarının yanı sıra işçiden istenen savunma talep yazısı, işçinin savunması ve işçiye verilmiş uyarılar,
● İstirahat ve iş göremezlik raporları
İmzalı bordrolar/ücret pusulaları
● Ücret Kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler
● Maaş zamları, unvan değişiklikleri veya sosyal haklara dair değişiklikleri bildiren yazılar. Bunların yanı sıra terfi/nakil bildirimleriyle görevlendirme yazıları,
● Performans değerlendirme formları
● İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliğiyle ilgili mesleki riskler, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme amaçlı belgeler
● İş kazası tutanağı
● İşçinin geçici olarak bir başka işyerine devredilmesine rıza gösterdiğini gösteren belge
● İşçi hakkında yapılan tüm resmî yazışmalar

Personel işten çıkarken ise belli evraklar özlük dosyasına eklenmeli, dosya çalışan işten ayrılsa da bu son haliyle arşive saklanmaya devam etmelidir. Aşağıda personel işten çıkarken özlük dosyasına eklenmesi gereken belgelerin bir listesini görebilirsiniz.
● İstifa dilekçesi
● Kıdem ve İhbar Tazminatı Bordroları
● Haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan belgeler
● İşçiye noterle yapılan bildirimler
● İhbarname
SGK işten ayrılış bildirgesi
● İbraname

● Çalışma Belgesi/Hizmet Belgesi
● Fesih bildirimi

300’ün üzerinde iş ortaklığı ile, 30 yıldır 105 bin müşteriye kurumsal süreçlerde destek veren yerli bir şirket olarak Mikro Yazılım, şirketinize muhasebe raporları hazırlamadan ciro hesaplamaya pek çok alanda destek olacak yazılım ürünleri ile iş süreçlerinizi verimli bir hale getirmek için hizmet vermektedir.

Mikro Yazılım çözümleriyle personel yönetimi
Büyümekte olan KOBİ’ler için özel geliştirilmiş olan Mikro Jump’ın İşletme Yönetimi Çözümleri paketindeki Personel Yönetimi modülüyle tüm personel yönetimi ihtiyaçlarınız karşılanır. Orta ve büyük ölçekli şirketler için geliştirilen, uçarak yükselmenizi sağlayan Mikro Fly ile SGK’ya bağlı tüm iş yerlerinizin personel yönetimini yapabilir, hem Mikro Fly hem Mikro Jump ile e-Bildirge’yi SGK sitemine doğrudan yollayabilirsiniz.