Bilgi ve iletişim teknolojileri, her geçen saniye işletmelerin ve diğer organizasyonların daha verimli ve etkin şekilde hizmet vermelerini sağlayacak şekilde gelişiyor. İşletmeler de bu teknolojilere adapte olarak iş süreçlerini, sağlanan olanaklar ve değişen ihtiyaçlar doğrultusunda dönüştürüyor; tüm varlığını ve operasyonlarını, hız ve tasarrufun ön plana çıktığı dijital bir dünyaya taşıyor. İşte bu değişim ve dönüşümü, e-dönüşüm olarak adlandırıyoruz.

Siz de şirketinizin iş süreçlerini dijital strateji ve teknolojiler kullanarak yönetmeye başlayarak dijital dönüşüm sürecinizi başlatabilirsiniz. 

e-Dönüşüme katılarak faturalama süreçlerinizi dijital ortama taşımakla ilgileniyorsanız aklınıza takılan bazı sorular olabilir. Örneğin e-fatura ve e-arşiv fatura nedir, kimler zorunluluk kapsamındayken kimler kendi tercihleriyle bu faturaları kullanabilir? Hangi durumlarda matbu fatura kesilebilir? Kalan fatura koçanları ne yapılmalıdır?

Bu ve benzeri birçok sorunuzun cevabını aşağıda yanıtladık: 

e-Fatura nedir?

e-Fatura, formatı ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen, Vergi Usul Kanunu (VUK) gereği bir faturada yer alması gereken tüm bilgileri içeren, satıcı ve alıcı arasındaki iletiminin yine GİB üzerinden yapıldığı, kağıda basılmayan, tüm işlemlerinin dijital ortamda gerçekleştirildiği bir elektronik belgedir. Matbu (kağıt) fatura elde hazırlanır ya da bir program aracılığıyla oluşturulup yazıcı ile basılır. e-Fatura ise tamamen dijital ortamda hazırlanır, kesilir ve iletilir. VUK açısından her iki fatura tipi de yasaldır.

Kimler e-faturaya tabi?

2020 yılı, e-dönüşüm uygulamalarına geçiş açısından büyük önem taşıyor. GİB’in güncel duyurusuna göre 2018 veya 2019 hesap dönemleri brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan tüm mükellefler, 1 Temmuz 2020 tarihi itibarıyla e-fatura uygulamasına geçiş yapmak zorunda.

Yeni tebliğ kimleri kapsıyor?

GİB’in tebliğine göre:

  • 2018 veya 2019 hesap dönemleri brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan mükelleflere, 1 Temmuz 2020 tarihi itibarıyla e-fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu getirildi. 
  • ÖTV (I) sayılı liste kapsamındaki mallar ile ilgili olarak EPDK dan lisans alan veya ÖTV III sayılı liste kapsamından ÖTV mükellefiyeti tesis ettirenlerin (bayilik lisansı olanlar dahil), lisans alımı veya ÖTV mükellefiyetinin alındığı ayı izleyen 4. ayın başından itibaren  (2019 yılında lisans alımı veya mükellefiyet tesisini gerçekleştiren mükellefler 1 Ocak 2020’den itibaren) e-fatura uygulamasına zorunlu olarak geçiş yaptı.
  • Gümrük Beyannameli mal ihracı faturaları ile yolcu beraberi eşya ihracı faturalarında 1 Temmuz 2017 tarihinden itibaren olduğu gibi, e-fatura uygulamasında bulunan mükelleflerin bavul ticareti kapsamında hali hazırda kağıt ortamda düzenledikleri özel faturaların 1 Ocak 2020 tarihinden itibaren zorunlu olarak e-fatura olarak düzenlenmeye başlandı.
  • Bunların dışında, GİB’in yapacağı analiz çalışmalarıyla riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük mükelleflere ve belirlenen diğer mükellef gruplarına yazılı bildirimle en az 1 aylık süre verilerek e-fatura uygulamasına geçme zorunluluğu getirilebiliyor.

e-Faturaya gönüllü geçilebilir mi? Gönüllü geçenler matbu fatura da kesebilir mi?

Dilediğiniz takdirde, zorunluluk kapsamında olmasanız bile e-faturaya geçebilirsiniz. e-Faturaya gönüllülük kapsamında geçtiğinizde matbu fatura kesmeye yalnızca 7 gün süreyle devam edebilirsiniz. e-Fatura mükellefi olduktan sonra ilk 7 gün hariç kağıt fatura kullanamazsınız. Eğer e-fatura hesabınızı iptal ederseniz tekrar matbu fatura kullanabilirsiniz.

Matbu fatura koçanlarını ne yapmalısınız?

e-Faturaya geçerken elinizdeki matbu faturaların iptaline dair bir iptal yazısı alacaksınız, dolayısıyla hepsi iptal olmuş olacak. Ancak bu faturalar kıymetli evrak niteliğinde olduğundan atmamanızı ve olası bir denetimde ibraz edebilmek için 10 sene boyunca saklamanızı öneririz.

1 Temmuz 2020’de e-faturaya geçmesi gerekenler ne yapmalı?

Eğer 2018 ya da 2019 yılı hasılatınız 5 milyon TL’yi geçtiyse ve geçtiğimiz Aralık’ta başvurularınızı tamamlayıp Ocak 2020 itibarıyla e-fatura ve e-defter kullanmaya başlamadıysanız Temmuz 2020’ye dek vaktiniz var. e-Fatura başvurusunda bulunmak için önce Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden (Kamu SM) mali mühür talep etmeniz gerekiyor. Şahıs şirketiniz varsa mali mühür yerine e-imza ile de başvuruda bulunabilirsiniz. e-Faturaya geçmek için 3 farklı yöntemi kullanabilirsiniz:

  • 7 gün 24 saat boyunca kesintisiz çalışan bir bilgi işlem sisteminiz varsa GİB’in talep ettiği belgeleri hazırlayarak kendi sisteminizi GİB’in sistemine entegre edebilirsiniz. Sisteminizin düzgün çalışması konusundaki sorumluluk size aittir. 
  • Mikro Yazılım gibi özel entegratör yetkisine sahip kurumlarla çalışabilirsiniz. 
  • GİB’in kendi portalını kullanabilirsiniz.