Sosyal Güvenlik Mevzuatı, son yayınlanan Sosyal Sigortalar İşlemleri Yönetmeliği ve Genel Sağlık Sigortası İşlemleri Yönetmeliği‘ne göre personel özlük dosyası nasıl olmalıdır, dosyada hangi belge ve ekler bulunmalıdır?

Özlük dosyası nedir?

2003’te yürürlüğe giren 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesine göre işverenin her bir çalışanı için bir işçi özlük dosyası düzenlemesi gerekir. Özlük dosyasına işçinin kimlik bilgileri, kanun ve diğer yasalara göre düzenlenmesi zorunlu olan belge ve kayıtlar konur. Bu kayıtlar gerekirse yetkili memur ve mercilere gösterilir. 

İş Kanunu’nun 75. maddesi gereği, işveren işçi hakkındaki bu bilgileri hukuka uygun şekilde kullanmalı ve gizli tutmalıdır. Peki işçi ile işveren arasındaki hukuk başlangıcından bitişine dek nasıl olmalıdır? 

Özlük Dosyası Kanun Maddesi

Özlük dosyasındaki belge ve kayıtlar hangi hukuki kaynaklara dayanır? 

Personel özlük dosyası, evrak ve kayıtlarla pozitif hukuk temelini iş mevzuatından ve diğer mevzuatlardan alır. Bu mevzuatlar Toplu İş Mevzuatı, Sosyal Güvenlik Mevzuatı, Medeni Kanun ve Borçlar Kanunu’dur. Özlük dosyasının kanuni dayanağı, 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesidir. Ancak dosya daha uzun süredir uygulamadadır. Yılların uygulaması ile kanunun da oluşturulması zorunlu hale gelmiştir. Evrakların dayanağını İş Kanunu ve onun yönetmelikleri oluşturur. 

Özlük dosyası saklama süresi

İşçi özlük dosyasının saklanma süresi ile ilgili bir hüküm yoktur. Bu yüzden bu konuda doktrindeki görüşlerden faydalanılır. Doktrindeki görüş birliği, dosyanın saklanma süresini 10 yıl olarak öngörür. Dosyadaki belgeler sayıca ve nitelik olarak çeşitli olduğundan bazı belgelerin saklanma süresi değişebilir. Ücret hesap pusulası 5 yıl saklanırken “Asbestle Çalışmalarda Sağlık ve Güvenlik Önlemleri Hakkında Yönetmelik” uyarınca asbestle ya da kanserojen ve mutajen maddelerle çalışan ya işçilerin sağlık raporları, maruziyet bittikten sonra dahi 40 yıl saklanmalıdır. 

Özlük dosyasında hangi belgeler bulunmalıdır?

Özlük dosyası evrakları şunlardır:

  • Eleman istek formu 
  • İşe başvuru formu 
  • Hizmet sözleşmesi 
  • İşe giriş periyodik muayene formu 
  • Sigortalı işe giriş bildirgesi 4/1 a 
  • GSS giriş bildirgesi 
  • SGK sigortalı bildirim belgesi 
  • Sigortalı işten ayrılış bildirgesi 4/1 a 
  • Aile durum bildirimi formu 
  • İşçi kimlik bilgileri, nüfus cüzdanı sureti 
  • İkametgâh İlmühaberi 
  • Mezun olduğu okul diploma fotokopisi 
  • Referansları ve özgeçmişi 
  • Demirbaş malzeme teslim belgesi 
  • Sağlık raporu / Kan grubunu gösteren belge 
  • Adli sicil kaydı 
  • Askerlik durumunu gösteren belge
  • Ödenen ücretlere ait hesap pusulalarının bir sureti
  • Ücretsiz izinler ve yıllık ücretli izinle ilgili dilekçe veya formlar 
  • Yıllık ücretli izin cetveli 
  • Hizmet sözleşmesinin sona ermesine ilişkin düzenlenen tutanaklar 
  • 2 adet vesikalık fotoğraf 
  • Doğum yapan kadının 6 aylık ücretsiz izin talep dilekçesi 
  • Doğum yapan kadının emzirme izin talep dilekçesi 
  • İş kazalarında yapılması gereken idari işlemler ve iş kazası bildirimi SGK / İş kazası tutanağı 
  • İşyeri kaza ve meslek hastalığı bildirimi formu ÇSGB 
  • İş Kazası ve meslek hastalığı bilgi formu SGK 
  • İşe izinsiz gelmeme / İş geç gelme tutanağı ve ihtarı 
  • İstifa dilekçesi 
  • İbraname 
  • Toplu işçi çıkarılması ile ilgili olarak bir ay önceden bölge Çalışma Müdürlüğü’ne verilecek yazı örneği 
  • Toplu işçi çıkarılması ile ilgili olarak bir ay önceden Türkiye İş Kurumu Müdürlüğü’ne verilecek yazı örneği 
  • İşe gelmeyen işçinin en son adresine gönderilecek noter tebligatı ihtarname 
  • Daha evvel işten çıkarılan işçinin tekrar işe alınma daveti 

Özlük dosyası tutulmazsa ne olur?

İşverenler, işçileri için özlük dosyası tutmak mecburiyetindedir. Özlük dosyasında olması gereken bir evrak bulunamazsa idari para cezası söz konusu olur. Özlük dosyası cezası 2021 yılı itibarıyla 3.064 TL’dir.

Özlük dosyasından izin ve mesai yönetimine kadar tüm Ik süreçlerinizi insan kaynakları programı ile dijitalleştirebilirsiniz.


İşletmeniz için en uygun Mikro Yazılım programını seçmek için tıklayın.

Şimdi Mikro Yazılım programlarını kiralama modeliyle de kullanabilirsiniz.