Ön muhasebe nedir?

Bir şirketin işleyişinde sürdürülebilir büyümelerin sağlanması için gelir gider takibinin doğru şekilde yapılmasının önemi çok büyüktür. Şirketlerin gelir gider yönetimi için bakmaları gereken iki husus vardır. Bu hususlar belirli bir zaman aralığında gerçekleştirilen toplam tahsilat ve ödemelerdir. Müşterilerden alınan tahsilat ve tedarikçilere yapılan ödemelerin takibi cari hesap takibi olarak adlandırılır. Bu girdi çıktılar için de alış satış faturası takibi yapılır.

İşletmede müşterilere yapılan satıştan ve tedarikçilere ödenen ücretten dolayı kesilen faturalardan bu faturaların işlenmesine ve ürünlerin stok takibi yapılmasına kadar yani bir şirketin bütün mali işlemlerinin kayıt altına alınması sürecine ön muhasebe denir. Banka hesabı takipleri, masraf takipleri genel olarak ön muhasebenin temel aşamalarını oluşturur. 

Ön muhasebede yapılan işlemler nelerdir?

Ön muhasebenin ne yaptığı sorusunu, ön muhasebe işlemlerinin görev alanlarını başlıklara ayırarak cevaplandırabiliriz. Ön muhasebe işlemleri genel itibarıyla 6 farklı süreci içerir. Bu işlemler şu şekildedir:

  • Cari hesap takibi: Bir şirketin, müşterilerinden aldığı tahsilatların ve tedarikçilere yaptığı ödemelerin hesaplarının tamamı cari hesapları oluşturur. Ön muhasebe işleminin bu sürecinde borç ve alacaklar detaylı bir şekilde incelenerek ödeme ve tahsilat işlemleri için gerekli mutabakatlar yapılır.
  • Fatura ve irsaliye takibi: Satış ve alış işlemlerini gerçekleştirirken fatura ve irsaliyelerin takibi oldukça önemlidir. Fatura ve irsaliye takibinin düzenli yapılması sayesinde şirketler, uzun vadede büyük fayda sağlar.
  • Stok ve depo takibi: Stok takibinin düzenli olarak yapılması, ürünlerin satış miktarlarında karşılaştırmalar yapılmasını sağlar. Bu sayede şirket yöneticileri hangi ürünlere yoğunlaşılması gerektiği hakkında öngörülere sahip olur. Bunun dışında depo takibi ile kritik stok seviyeleri belirlenir ve takviye ürünler gönderilebilir.
  • Çek ve senet takibi: Bir şirket, nakit alışveriş yapmadığı durumlarda ödemelerini çek veya senet ile almayı tercih edebilir. Böyle durumlarda ön muhasebeyle çek senet takibi yapılmalıdır. Senetlerin vade tarihleriyle birlikte takip edilmesi nakit akışına dair çıkarımlarda bulunabilmek için önemlidir.
  • Çalışan takibi: Çalışanlarla yapılan işlemlerde maaş, avans, prim, vergi giderleri gibi kalemleri takip ederek ve ödemelerin ona göre planlanması oldukça önemlidir. 
  • Kasa ve banka hesabı takibi: Ön muhasebenin altıncı ve son başlığı olan banka hesap takibi, bankaya yatırılan ve bankadan çekilen paralar, ödenen çekler, yapılan veya gelen havaleler gibi işlemlerin takibini kapsar. Şirketin nakit akışının yönetilmesi açısından oldukça önemli bir yeri vardır.

Ön muhasebe nasıl tutulur?

Yukarda saydığımız bütün bu işlemler, ön muhasebenin genel kapsadığı alanlarla ilgiliydi. Ön muhasebe işlemleri, şirketin belli öngörülere sahip olması ve önemli çıkarımlarda bulunabilmesi için oldukça önemlidir. Bu önemli işlemlerin doğru ve yönetmeliklere uygun şekilde yapılmış olmasına dikkat edilmelidir. Ön muhasebenin tutulmasında yaygın olarak kullanılan 3 yöntem bulunur.

  • Defter kullanmak: Bu yöntemlerden ilki en geleneksel yöntem olan ve halk arasında bakkal hesabı olarak da bilinen işletme defteri kullanarak muhasebe tutma yöntemidir. Gelişen teknolojilerle birlikte popülerliğini kaybeden bu yöntemde, tüm işlemler deftere kaydedilir ve kaydedilen sayfaya ihtiyaç duyulduğunda o sayfayı bulmak için uzun uğraşlar verilir. Ayrıca bu yöntemde, defterin yırtılması veya kaybolması gibi riskler vardır.
  • Excel vb. karmaşık programlar kullanmak: İkinci yöntem ise Excel’e kaydetme yöntemidir. Bu yöntem deftere nazaran işletmelerin elini biraz daha kolaylaştırıyor olsa da işin içine formüller ve diğer fonksiyonlar girmesiyle birçok kişi için karmaşıklaşabiliyor. Excel kullanmada yeterince iyi olmayan kimseler, istediği rapor veya tabloları hazırlamak için oldukça vakit harcayabilir. Excel’in bir diğer zorluğu ise yıllar boyunca tutulan tablolar ve verilerden ötürü birçok benzeri dosyanın oluşmaya başlamasıyla daha önce yapılan işlemleri aramaya çalışmanın oldukça güç hale gelebilmesidir.
  • Ön muhasebe yazılımı kullanmak: Organizasyonunda muhasebe departmanı bulunduran işletmeler, ön muhasebe işlemlerini içeride kolaylıkla çözebilir. Ancak artık bu işlemler için bir departman kurmaya bile gerek yok. Birçok ön yazılım programı ile günlük muhasebe işlemleri kolaylıkla yönetilebilir. MikroX ve Mikro Run ile siz de ön muhasebenizi sektörden ve yaptığınız işten bağımsız olarak kolayca yürütebilirsiniz.

Ön muhasebe tutarken dikkat edilmesi gerekenler nelerdir?

  • Ön muhasebe işlemleri, yasalara uygun şekilde tutulmalı ve tutulurken elde edilen verilere daha sonrasında ihtiyaç olacağı unutulmamalıdır. Harcama ve giderlerle ilgili tüm belgeler programlara titizlikle işlenmelidir. 
  • Kaybolmaların önüne geçilmesi için kesilen her faturanın bir kopyası koçanda bir kopyasının da klasörde kalması şirketin yararına olacaktır. 
  • Halihazırda çalıştırılan, işe yeni alınan ya da işten ayrılan kişilerin işten ayrılış belgeleri de dahil olmak üzere tüm evrakları ayrı takip edilmelidir. 
  • Ticaret Kanunu’na göre evraklar 10 yıl, vergi kanunlarına göre de 5 yıl saklanmak zorundadır. Bu nedenle gerekli saklama koşul ve sistemlerinin oluşturulması önemlidir.

İşletmeniz için en uygun Mikro Yazılım programını seçmek için tıklayın.

Şimdi Mikro Yazılım programlarını kiralama modeliyle de kullanabilirsiniz.