Bu eğitimde; hesap planı ve kartların açılması, ana hesap-alt hesap takip ve işleyişi konuları anlatılmaktadır. Eğitimi tamamladığınızda, hesap planı ve kart alanlarına ait temel özelliklerin yanı sıra ana hesap-alt hesap takip ve işleyişi hakkında bilgi sahibi olacaksınız.

Muhasebe kayıtlarının yönetiminin en anlaşılır ve kolay sağlanabilirliği düzenli bir hesap planının oluşturulması ile başlar. Yeni veri tabanı oluşturulduktan sonra öncelikle hesap planı oluşturulmalıdır.  Muhasebe\Hesap Planı\Standart hesap planı yükleme (087400) bölümünden; Sadece ana hesapları yükle seçeneği ile sadece ana hesaplar(Tek Düzen Hesap Planı) yüklenebilir veya Önerilen tüm hesap planını yükle seçeneği ile ayrıntılı olarak tüm hesap planı (Ana ve alt hesaplar) otomatik olarak yüklenebilir. ! Sadece ana hesaplar yüklenirse, istenilen ana hesapların alt kırılımları da hesap tanıtım kartından yapılabilir.

Hesap planı ve kartlar alt menüsünde yer alan ilk program hesap tanıtım kartıdır. Hesap tanıtım kartı ile ilgili detaylı bilgiler için sonraki ekranları inceleyebilirsiniz.

Hesap kartını açmakta olduğumuz muhasebe hesabının kodunun girildiği alandır. Tek düzen hesap planı uygulaması doğrultusunda ana hesaplar muhasebe modülünüz tarafından otomatik olarak açılabilmektedir. Bunun için sonraki ekranlarda göreceğiniz standart hesap planı yükleme programının çalıştırılması yeterli olacaktır.  Sizin açacağınız hesaplar sadece ana hesapların altındaki muavin ve tali hesaplar olacaktır.

Hesap adı: Kartını açmakta olduğunuz muhasebe hesabının adı bu alana girilecektir. Yabancı hesap adı: Karta bağlı detay bilgi girişi yapılabilir. Bu bilgi daha sonra raporlanarak da ek bilgi olarak izlenebilir.

esap planında yer alan hesaplarınızı özelliklerine göre belirli gruplar altında toplayabilirsiniz. Bunun için öncelikle bu menüde yer alan hesap planı grup tanıtım kartı bölümünden ilgili hesap gruplarının tanımlanmış olması gerekmektedir. Daha sonra bu alandan da kartını girmekte olduğunuz hesabın hangi gruba dahil olduğu belirtilmelidir.

Hesap türü alanında satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza hesap türlerinin yer aldığı küçük bir pencere açılacak ve şu anda kartını açmakta olduğunuz hesabınızın türünü belirlemeniz istenecektir. Aktif: Bilânçonun aktifinde yer alacak hesaplardır. Pasif: Bilânçonun pasifinde yer alacak hesaplardır. Gelir: Gelir getiren hesaplardır. Gider: İşletmeniz için gider niteliğinde olan hesaplardır. Nazım: Geçici hesaplardır.

Muhasebe modülünde, her muhasebe hesabının hareketleri ayrı döviz cinsleriyle izlenebilir. Örneğin 2 ayrı kasa hesabınız varsa, bunları euro kasası, dolar kasası olmak üzere 2 farklı döviz cinsinde takip edebilirsiniz. Bunun için, bu alana ilgili hesabınızın orijinal döviz cinsini girmelisiniz. Orijinal döviz cinsi girildikten sonra muhasebe fişlerinde F8 tuşu yardımıyla TL olarak girilen meblağın orijinal döviz cinsi bazındaki değerini görebilirsiniz.

Muhasebe fiş girişlerinde, her hesap satırında sorumluluk merkezinin girileceği alan yer alır. Sorumluluk merkezi kodlarını girerek, gelir ve giderlerinizi kaynaklarından takip edebilirsiniz. Series 9000 programları bilgisayarınıza ilk yüklendiğinde, sorumluluk merkezi girişleri serbest bırakılmıştır. Yani kullanıcı dilerse bu alanları boş geçebilir. Ancak işletmeniz bünyesinde öyle muhasebe hesapları vardır ki; bu hesaplar çalıştığında mutlaka sorumluluk merkezlerinin de girilmesi gerekir. Örneğin; “gider hesapları” gibi… Ya da bazı muhasebe hesaplarına kesinlikle sorumluluk merkezi girilmemesi gerekir. İşte bu alanda yapacağınız seçim ile kartını girmekte olduğunuz muhasebe hesabı çalışırken, sorumluluk merkezi girişlerini ayarlayabilirsiniz. Bunun için bu alanda satır sonu butonunu tıklayarak seçiminizi yapmalısınız. Eğer serbest seçeneğini seçerseniz, sorumluluk merkezi girişleri kullanıcıların inisiyatiflerine kalacaktır.

Bu parametre ile amacımız fatura hareket satırlarında farklı proje kodları veya farklı sorumluluk merkezi kodları seçildiğinde oluşan muhasebe fişinde, istenen hesapların proje ve sorumluluk merkezi detaylı değil, detaysız olarak oluşturulmasıdır. Örneğin; oluşacak muhasebe fişinde KDV hesabının proje ve sorumluluk merkezi  detayı istenmiyorsa, ilgili KDV hesabının hesap tanıtım kartındaki “Sorumluluk merkezi kullanımı” ve “Proje kullanımı” alanlarının “Kesinlikle yok” olarak tanımlanması yeterli olacaktır. Benzer şekilde, cari hesap için de proje ve sorumluluk merkezi  detayı istenmiyorsa, ilgili cari muhasebe hesap kodunun hesabının tanıtım kartındaki “Sorumluluk merkezi kullanımı” ve “Proje kullanımı” alanlarının “Kesinlikle yok” olarak tanımlanması yeterli olacaktır.

Enflasyon muhasebesinde muhasebe hesapları zamana göre değerlendirilecek hesaplar (parasal) ve zamandan etkilenmeyecek hesaplar (parasal olmayan) olarak iki kısımda düşünülebilir. İşte bu alanda satır sonu butonunu tıklayarak karşınıza gelecek pencereden, kartını girmekte olduğunuz muhasebe hesabının enflasyon muhasebesi göz önüne alındığında parasal mı, parasal olmayan bir hesap mı olduğu belirlenecektir.

Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza üç seçenekten oluşan bir pencere çıkacaktır. Bu aşamada sizden istenen tanıtımını yapmakta olduğunuz hesabın borç mu yoksa alacak mı olarak işlem göreceğini belirtmenizdir. Burada size önemli bir hatırlatmada bulunmak istiyoruz 320 ile başlayan hesaplar için bu alan alacak çalışır, 120 ile başlayan hesaplar için bu alan borç çalışır şeklinde ifade edilmektedir. Dolayısıyla muhasebe fişlerinden bu hesaplara ilişkin girişler yapıldığında örneğin 320 ile başlayan hesaplara yönelik borç girişi yapıldığında ya da 120 ile başlayan hesaplar için alacak girişi yapılmak istendiğinde programınızın sizi uyarmasını istiyor iseniz Kuruluş programının “Sistem/Muhasebe Parametreleri/Genel program parametreleri”(096111) ekranında yer alan “Muhasebe fişinde hesap çalışma şekli kontrolü” parametresini evet olarak seçmeniz yeterli olacaktır. Böylece program, borç çalışan bir hesap için alacak girişi yaptığınızda hesap çalışma şeklinin uyumsuz olduğunu bildirecektir.

Kartını girmekte olduğunuz muhasebe hesabınızı belirli bir tarihe kadar kilitlemek, yani o tarihe kadar hesabınızın hareket görmesini engellemek istiyorsanız, bu muhasebe hesabına bir kilit tarihi vermelisiniz. Böylece muhasebe hesabınız kilit tarihine kadar (kilit tarihi dahil) hiç bir şekilde çalışmaz, hareket göremez.

Kartını girmekte olduğunuz muhasebe hesabınızın KDV tipini bu alanda satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak pencereden seçebilirsiniz.

Programlarımızda Shitf+F1 (KDV ayır) tuşu ile muhasebe fişinde hesaplar için girilen tutar üzerinden KDV tutarı ayrılmakta ve ayrılan KDV tutarı da fişe otomatik olarak yazılmaktadır.
Aynı şekilde Shift+F2 (KDV hesapla) tuşlarına basılarak da girilen tutar üzerinden KDV tutarı hesaplanmakta ve yine fişe otomatik olarak yazılmaktadır. Eğer ki kullanıcılarımız fiş girişlerinde tutarı yazdıktan hemen sonra Shift+F1 ve Shift+F2 tuşlarına basarak belirledikleri KDV tutarlarının otomatik olarak hesaplanıp fişe aktarılmasını istiyorlar ise yani hesaplamalarını bu tuşları kullanılmadan yapmak istiyorlar ise bu alandan, hesap kartlarına ilişkin KDV hesaplama şeklini seçmeleri yeterli olacaktır. Tabi ki tüm bu işlemlerin geçerli olabilmesi için kullanıcılarımızın her hesap için öncelikle KDV tipini belirlemesi (%18, %26 gibi), daha sonra bu KDV tipleri için çalışacak vergi hesap kodları ile oranlarının girişini yapmaları gerekmektedir. Bu girişler ise programınızın Yıllık Bildirim ve Beyannameler/KDV Modülü/Vergi hesap kodları (086711) programından yapılmaktadır. Örneğin, herhangi bir hesabınızın KDV tipi %18 ise vergi hesap kodları (086711) programına girip %18’lik KDV tipi için çalışacak hesabı belirlemeli ve bu hesaba karşılık gelen oranı 18 şeklinde girmelisiniz. Aksi durumda KDV hesaplama işlemleri otomatik olarak gerçekleşmeyecektir. Bu tanımlamalar her KDV tipi için yapılmalıdır.

Hesaplar için otomatik KDV ayır seçeneği seçilirse ilgili hesap için tutar girişi yapıldıktan hemen sonra KDV tutarı otomatik olarak ayrılıp hesaplanacak ve bir sonraki satıra yazılacaktır. Yani Shift+F1 (KDV ayır) tuşlarına basılarak gerçekleştirilen işlem otomatik yapılacaktır. Otomatik KDV hesapla seçeneği seçilirse ilgili hesap için tutar girişi yapıldıktan hemen sonra tutar üzerinden KDV hesaplanacak ve hemen bir sonraki satıra yazılacaktır. Yani Shift+F2 (KDV hesapla) tuşlarına basılarak gerçekleştirilen işlem otomatik olacaktır. Manüel seçeneği tercih edilirse, kullanıcılarımız hesaplarına yönelik KDV ayırma yada KDV hesaplama işlemlerini Shift+F1 ve Shift+F2 tuşlarını kullanarak gerçekleştirmek durumunda kalacaklardır.

Bu alanda sizden istenen tanımlamakta olduğunuz hesap kartına ait maliyetlerin dağıtımlarında hangi seçeneğin baz alınacağını belirtmenizdir. Bunun için bu alanda satır sonu butonunu tıklayıp açılacak pencereden size uygun olan seçeneği seçin. Bu alandan yapılacak tercih “sorumluluk merkezi tanıtım kartı” ekranının “maliyet dağıtım şekli” alanında karşınıza gelecek ve size 720 ve 730’lu hesaplara yönelik bu alanda belirttiğiniz dağıtım anahtarının temel alınıp alınmayacağı sorulacaktır.

Bu parametre ile amacımız; miktarsal takibi yapılan 15 (stoklar) hesapları ile 60 (brüt satışlar) hesaplarına ait muhasebe fiş girişlerinde, hesaplara ilişkin miktar girişlerinin unutulmaması ve seri olarak girilebilmesi amacıyla, F8 (grup meblağ girişi) ekranının otomatik olarak ekrana gelmesini sağlamaktır. Bu parametrenin 15’li ve 60’lı hesaplar için seçili olması durumunda, bu hesaplara ait muhasebe fiş girişlerinde meblağ belirlenip enter tuşuna bastığınız an, F8 (grup meblağ girişi) ekranı otomatik olarak karşınıza gelecek ve tutara ilişkin miktar girişini yapabileceksiniz.

Enflasyon muhasebesi için yapılan düzeltme işlemlerinde, ilgili hesaba ait önceki dönemde bulunan enflasyon farkının, ilgili hesabın içinde bulunulan dönem maliyetine aktarılmasını sağlayan parametredir.

Programlarımızda kullanıcılarımızın muhasebe hesapları için alış-satış faturası, alacak dekontu, borç dekontu vb. dekontlar düzenleyebilmeleri yani ticari bölümden hareket girişleri yapabilmeleri mümkündür. İşte bu parametre sayesinde muhasebe hesaplarının ticari bölümden hareket girişleri yapabilmeleri mümkün olabilecektir. Bunun için öncelikle bu parametrenin işlem yapılacak muhasebe hesapları için işaretlenmiş olması gerekmektedir. Daha sonrasında da yeni tip alış satış faturasından ve dekontların “Cinsi” kolonundan Muh. Hesabı seçeneğinin seçilmesi, sonrasında muhasebe hesabının belirlenmesi ve hareket detaylarının girilerek evrakların kayıt edilmesi gerekmektedir. Örneğin firmanızdaki giderleriniz için masraf hesap kartı tanımlamak yerine muhasebe hesap kartı açarak fatura ve dekontlardan giderlerinizin direk muhasebe hesaplarına işlenmesini sağlayabilirsiniz. Özetle diyebiliriz ki programlarımızda muhasebe hesaplarına direk fatura ve dekont kesilebilmesi için bu parametrenin işaretlenmesi gerekmektedir. Yalnız fatura girişlerimiz sadece yeni tip faturalarımız için geçerlidir. Çünkü sadece bu faturalarımızda “Cinsi” kolonumuz mevcut olup, bu kolondan Muh. Hesabı seçimi yapılabilmektedir. Dolayısıyla kullanıcılarımız bu ayrıntıyı dikkate alarak ilgili muhasebe hesapları için fatura girişleri yapmalıdırlar.

Bu alanda, ekranda görülen muhasebe hesabının dönem başından bugüne dek gördüğü hareket sayısı yer alacaktır.

Hesap tanıtım kartında tanımlanan her yeni hesaba, bir üst hesabında belirtilen Grup kodu, Hesap türü, Hesap orj. döv. cins, Sorumluluk merkezi kullanımı, Davranış biçimi, Çalışma şekli, KDV tipi gibi bilgileri aynen yeni tanıtılan hesap kartına kopyalanmaktadır. Böylece üst hesaptaki tüm özellikler bir alt hesaba da otomatik olarak yansıtılmış olacaktır. Örneğin 120 hesabın sorumluluk merkezi kullanımı “kesinlikle yok” olarak belirlenmişse bu hesabın altında açılacak olan her yeni hesabın sorumluluk merkezi kullanımı da “kesinlikle yok” olarak işlenecektir.

Twitter: https://twitter.com/mikroyazilimas

Linkedin: https://www.linkedin.com/company/mikroyazilimas/

İnstagram: https://www.instagram.com/mikroyazilimas/

Facebook: https://www.facebook.com/mikroyazilimas

Yeni eğitimleri kaçırmamak için: https://www.youtube.com/mikroyazilim1/?sub_confirmation=1