Bir elektronik fatura çeşidi olan e-arşiv fatura nedir, hangi yönleriyle e-faturadan ayrılır ve şirketinize sağladığı avantajlar nedir? e-Arşivle ilgili tüm sorularınızın cevapları bu yazıda.

Bir elektronik fatura çeşidi olan e-arşiv fatura, faturanın elektronik ortamda düzenlenip, aynı ortamda muhafaza ve ibraz edilmesini sağlayan bir uygulamadır. e-Arşiv faturayı ve işlevini anlatmak için öncelikle e-faturadan söz etmek gerekir.

e-Fatura nedir, matbu faturadan hangi yönleriyle ayrılır?

e-Fatura, formatı ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen, Vergi Usul Kanunu (VUK) gereği bir faturada yer alması gereken tüm bilgileri içeren, satıcı ve alıcı arasındaki iletiminin yine GİB üzerinden yapıldığı, kağıda basılmayan, tüm işlemlerinin dijital ortamda gerçekleştirildiği bir elektronik belgedir.

Matbu fatura elde ya da bir program aracılığıyla oluşturulup yazıcıdan çıktı alınırken, e-fatura tamamen dijital ortamda oluşturulup kesilir. Kısacası, e-faturanın matbu faturadan tek farkı, elektronik ortamdan alınıp gönderilebilmesidir. VUK açısından, her iki fatura tipi de yasaldır. Yalnızca, e-faturanın itiraz süresi, iptali ve iadesi kağıt faturanınkinden farklıdır.

e-Arşiv nedir, e-faturadan farkı nedir?

Elektronik faturanın, e-fatura ve e-arşiv olmak üzere iki türü vardır. e-Arşiv, VUK uyarınca kağıt üzerinde düzenlenip muhafaza ve ibraz edilme zorunluluğu olan faturanın, VUK‘un 433 numaralı genel tebliğinde yer alan şartlara uygun olarak, elektronik ortamda düzenlenip ikinci nüshasının yine elektronik ortamda saklanmasına ve gerektiğinde ibraz edilmesine olanak tanır.

e-Fatura sadece e-fatura mükellefleri arasında kesilip gönderilirken, e-arşiv göndericinin e-fatura; alıcının ise kağıt fatura kullanıcısı olması halinde gerçekleşir. Yani firmalar, bireysel müşterilerine, paylaştıkları bir email adresi üzerinden PDF formatında fatura gönderir, bu faturanın ikinci nüshasını da elektronik fatura formatında saklarlar.

e-Fatura kesmek için ise alıcının da, göndericinin de e-fatura kullanıcısı olması gerekir. Yani, herkese e-fatura kesilemez; yalnızca e-fatura kullanıcılarına e-fatura kesilebilir. E-fatura kullanıcısı olmayan kişi ve kuruma kağıt fatura ya da e-arşiv fatura düzenlenir.

Özetlemek gerekirse, e-arşiv kullanıcısı olabilmek için ise öncelikle e-fatura kullanıcısı olmak gerekir. E-fatura kullanıcısı eğer aynı zamanda bir e-arşiv kullanıcısı ise, e-fatura mükellefleri haricindekilere e-arşiv faturası keser.

e-Arşivin beraberinde getirdiği avantajlar nelerdir? 

  • E-arşiv fatura ile kağıt kullanımını azaltıp çevreyi korumaya yardımcı olursunuz.
  • Yazdırma, kargolama gibi süreçleri ortadan kaldırarak operasyonel yüklerinizi azaltır, muhasebe süreçlerinizi daha hızlı ve basit hale getirirsiniz.
  • Hata yapma oranını düşürürsünüz.
  • Fatura başına maliyetiniz düşer.
  • Elektronik ortamda sakladığınız için, fatura arşivinize daha hızlı erişirsiniz.
  • Nakit akışınız hızlanır.
  • Toplam iş yükünüz azalırken, verimliliğiniz yükselir.
  • İç ve dış denetime uygun bir altyapınız olur.
  • Uluslararası finansal standartlara uyum sağlamış olursunuz.

Aynı avantajlar e-fatura için de geçerlidir.

e-Arşiv başvurusu nasıl yapılır?

Resmi, hukuki ve ticari her türlü belgenin elektronik ortamda yasal, geçerli ve güvenli şekilde uzun süreli saklanıp erişilmesini sağlayan e-arşiv hesabınızı; donanım ve yazılım gibi hiçbir maliyeti üstlenmeden, hatta GİB‘e bile başvurmadan, https://www.emikro.com.tr adresine girerek mali mühür ile etkinleştirebilirsiniz.

Mikro hatırlatıyor:

e-Arşiv kullanıcısı olabilmek için öncelikle e-fatura kullanıcısı olmanız gerekir.